仮払・立替・クレジット払い |
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| 小口現金担当者は複数の一般職員に現金を仮払いし、購入を確認して残金を受け取ります。 複数の一般職員とのやり取りを、通常の小口現金出納帳（紙かEXCEL）で行うのは困難です。 本アプリでは、一般職員は「小口購買」アプリを使い、小口現金担当者は「小口経理」アプリを使います。これらのアプリがデータや画像を常時連携するので、小口現金担当者は確認を容易に出来ます。  本アプリのサブスク契約は「小口経理」アプリで行いますが、「小口購買」アプリは同じApple IDのスマホでなくても連携は出来ます。「小口購買」アプリは無料なので、一般職員には各々の私有スマホでアプリを使って貰えば良いです。 仮払金、立替金及びクレジットカードの仮払いおよび精算の仕方を紹介いたします。 |
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仮払金の渡し |
仮払金を渡すときは、小口経理アプリで以下を行います。
 これにより小口購買でも残高が変わりますので確認して下さい。  |
使用状況の確認 |
| 小口購買アプリで画像添付及びデータ入力されると、同時に、小口経理アプリでも表示できるようになります。 そのため、購入者が精算に来る前に、レシートと入力された金額が一致するか、を確認できます。 当然、残高も確認できます。  |
仮払金の精算 |
| 残金を受け取る際には、金額を確認して、「下記残高を受け取る」をタッチするだけです。 これで、仮払い画面のここまでの購入記録はクリアされます。  注意すべき点が一点あります。それは 仮払精算されると修正が簡単でなくなる（赤黒処理）になるです。 |
立替金の精算（受け取った金額が足りずに立て替えた場合）
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立替金は、購入者が、受入金額が足りないなどで、自分のお金で必要物を購入するケースです。 この場合も、購入者はレシートをスキャンして購入者アプリで取込み入力します。 これにより、小口経理アプリ側でも残高はマイナスになります。  この状況で、購入者が精算に来たら「仮払する」の金額欄に残額のプラス値を入力します。 現金の支払いもこの時点で行います。 これにより、仮払いされたことになり、残高は0になります。  ここで、「下記残高を受け取る」をタッチすれば精算は終了になります。 （残高0円も受け取る必要がある、事を認識して下さい）  |
立替金の精算（仮払金は受けずに立て替えしある時一気に支払する場合）
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中小企業の社長など、仮払金はいちいち受けず常に自分の財布から経費支払いをし、必要に応じ それまでの全額を法人の預金等から支払ってもらうパターンです。  この場合は、小口購買アプリの利用者登録時に支払方法を「その他」にしておく必要があります。 この利用者に対しては仮払金を支払う必要はありませんし、精算をする 必要もありません。 購入については、上記と同様に領収書やレシートをOCRするなどして 入力していく必要があります。 仮払精算はありませんので、科目設定されるまではいつでもデータ修正 できます。 この利用者が使用した金額については短期借入金で仕訳します。 （詳しくは仕訳の仕方を参照して下さい） これにより、会計上では月々の使用料が短期借入金にどんどん積み上げられることになりますので 必要時に預金から現金を出して渡せばよい事になります。 |
クレジット払いへの対応
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クレジット払いも、仮払いを受けないで、購入するケースです。  この場合は、小口購買アプリの利用者登録時に支払方法を「カード」に しておく必要があります。 ここでのクレジットは法人が所有しているカードです。個人のカードによる 支払いは立替金です。 購入については、上記と同様に領収書やレシートをOCRするなどして 入力していく必要があります。 クレジットカードの明細の情報だけで支払管理する見方もありますが、経理上は
仮払精算はありませんので、科目設定されるまではいつでもデータ修正できます。 この利用者が使用した金額については未払金で仕訳します。 （詳しくは仕訳の仕方を参照して下さい） これにより、預金からクレジットカード分引き落としがされた際に未払金を支払った仕訳をする事により精算 されて行くことになります。 |